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オフィス移転マニュアル

オフィス移転の計画から移転までを掲載しております。

移転プランニング

オフィス移転の目的

オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にしたうえで、立地条件や物理的条件等を検討する必要があります。
移転の目的としては、オフィスを広くしたい、企業のイメージを良くしたい、働きやすい職場にしたい、セキュリティの充実したビルに入りたいなどが挙げられます。

【移転目的例】・事業所の拡張 ・コスト削減 ・事業所の縮小 ・立地改善 ・オフィス設備の改善 ・会社イメージの向上 ・新事業所の開設

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市況の把握

現在のオフィス市況を正確に把握することは、オフィス移転の目的や希望条件の妥当性を判断する場合や、
コスト面の条件を充たすエリアを選定する場合など に、非常に重要なポイントとなります。
また、オフィス移転のタイミングの決定やビルオーナーとの条件交渉を行う際にも役立ちます。

ビルの情報の収集

物件情報は、移転先の立地条件等の優先順位を考慮して収集する必要があります。
例えば、「立地条件が良い」、「賃料が安い」など、希望するすべての要件を 満たすオフィスが見つからない場合もあります。
その場合、どの要件を重視するのかを明確にしておかなければ、目的を満たせない物件を選んでしまうおそれが あります。
そのため、物件情報を収集する際には、移転目的の優先順位、バランス等を考えておくことが重要です。
以下にオフィス選定時に注意したい項目をリ ストアップしました。

コスト
  • 賃料の確認
  • 契約面積の有効率
  • 預託金(敷金・保証金)も含めた実質的な賃料
グレード
  • 規模・外観のイメージ
  • 築年数
  • 入居している企業
  • 共用部分の状況
設備
  • 天井高
  • OA対応
立地・環境
  • 近隣の施設などの把握(金融機関や飲食店など)
オーナー
  • ビルの不動産登記簿の閲覧
  • 信用調査の依頼

コスト計画

オフィス移転には、さまざまなコストがかかります。
具体的には、原状回復費用、移転仲介手数料、引越し費用、内装工事費用、電話工事費用などがあります。
物件選定に際しては、コスト面も踏まえたうえで比較検討することも重要です。

ランニングコスト 水道・光熱費、清掃費等の共益費以外に別途請求される費用は、ビルによって計算方法や基本料金が異なります。
単純に契約面積に比例して増減するとは限りません。
引越し費用 実際の荷物の量、移動距離、時間帯、ビルの進入口やエレベータの状況などを査定して料金が決まるため、同じ面積の移転でも金額に差異が生じます。
移転先内装工事費 大規模な造作費用はもちろん、簡単な間仕切りの取付けや什器備品の購入についても、施工業者などから見積りを取ります。
原状回復費用 ビルの指定業者が決まっている場合は、その業者から見積りを取ります。
任意の場合は数社から見積りを取るのがよいでしょう。
査定をする際には、必ずオーナー、テナント、工事業者の三者立会いのもとに行うことが大切です。
預託金 ビルの預託金から一部償却費として差し引かれる場合があることを念頭におく必要があります。
電話工事費用 電話回線の接続には、専門業者の工事が必要な場合もありますので、事前にチェックする必要があります。
コンピューター
移設費用
一般の引越し業者が取り扱わない大型コンピュータの移設などは、特別な対応が必要ですので、事前に確認しておくべきです。
オフィスプランニング

現状の分析

オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、まず現状を分析する必要があります。
具体的には、従業員の満足度や不満な点、現在のオフィスのレイアウト、各スペースの面積、使用状況や稼働率、OA機器の使用状況、
物品の量、照明や空調等の環境条件などを調査していきます。

機能スペースの整理

オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。
具体的には、接客のための応接室、会議室、受 付、リフレッシュスペース、更衣室、給茶コーナー、コピー機置き場、役員室、
事務スペース、サーバールーム、収納などについて、業務上必要な数やスペース を整理しておく必要があります。

ワークスペース

オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員1人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。
通常、1人あたりのワークスペースは、1坪から2坪程度と考えられますが、将来の増員等も想定する必要があります。

収納スペース

通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。

リフレッシュスペース

オフィスでは、長時間業務に携わることとなるため、従業員にとってリフレッシュできる環境が整備されていることが望ましいです。
例えば、喫煙ルームや自動販売機の設置などが考えられます。

色彩計画・照明

オフィスの色彩や照明によって、働きやすさに影響を与える可能性があります。
心が和む色彩計画、作業に適した照明の照度なども考慮する必要があります。

オフィスレイアウトの決定

各部門のメンバーや役員など、どのような配置にすれば、コミュニケーションや業務が効果的に行えるかなどを考慮して、オフィスレイアウトを決定していきます。
オフィスレイアウトについては、電気系統や照明、空調などの配置、消防法などの制約等に注意をする必要があります。

契約・移転準備

現在入居中のオフィスの解約手続き

移転先決定の目途が立ったら、現在入居中のビルを退去する準備に入ります。
現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、契約書に基づいて貸主に解約予告を 通知しなければなりません。
契約書に詳しく記載されていない場合は、協議することも必要になりますから、事前によく確認しておきましょう。

解約予告期間
  • 通常、3から6ヶ月前までの予告が必要
  • 即時解約の場合は、予告期間に相当する賃料等を支払わなければならないのが一般的
賃料
  • 明渡し月の賃料を1ヶ月分全額支払う内容になっている場合もあるので確認が必要
預託金
  • 預託金の返還額の確認
  • 償却費がある場合、入居年数により償却率が異なる場合があるのでチェックが必要
  • 預託金の返還日の確認
原状回復
  • 退去時、原則として貸室内を原状に復して返還
  • 工事の範囲や期間・期限など入念な打ち合せが必要
  • オーナー指定の工事業者の有無を確認

オフィスレイアウトの決定

引越し業者は、引越し作業の企画・提案からアフターケアまで一貫して行うところもあれば、それぞれの作業を別々に考えて契約する
ところなど、さまざまです。
そのため、運送費用も画一的なものにはなっていません。
依頼する際のポイントとしては、依頼する作業内容を、明確に伝え、数社から見積りを取り、比較検討して決定します。

法務局への
届出
  • 移転前の担当局で手続きを行う
  • 移転のケースや場所によって、提出書類が異なるので、事前に確認する
  • 特に、本社移転は、「定款の変更」「類似商号の調査」「商号の仮登録」等の手続きが必要
税務署への
届出
  • 移転登記後、登記簿謄本か抄本を添え、「事業所税、納税地、その他の変更移動届出書」と「給与支払事務所等の移転届出書」を提出
地方税務署
  • 登記簿謄本を添付し「事業開始等申告書」を届け出る
電話の
移転手続
  • 1ヵ月前から受付可能
  • 現在の受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きを行う(契約者名と移転先の住所が確認できる登記簿謄本あるいは抄本などの書類を用意)
  • 移転の案内サービスは、申し出た場合、利用可能(3ヵ月間無料)
郵便局への
届出
  • 郵便局にある「移転ハガキ」に必要事項を記入し、旧オフィスの受持ち郵便局に提出(1年間、郵便物を転送)
その他
  • リース機器会社への手配
  • 購読新聞の変更手続き
  • 損害保険の加入手続き
  • 保険などの契約変更手続き
印刷物の
表示変更
  • 案内状や名刺などの発注(移転2週間前には刷り上がるように)
  • 住所の確認=「地番(登記簿上の番地)」ではなく「住居表示(郵便物が届く住所)」であること)
新オフィス運用

運用管理は、オフィスを安全に、快適に、効率よく活用するうえで重要です。
マニュアル化やデータベース化を図り、スムーズな運用管理を行いましょう。
委託先と契約する場合は、委託条件を明確にしましょう。

安全管理
  • ビルの安全管理システム(出入管理、防犯監視、非常通報、火災監視、設備情報制御、
    設備情報監視等)の再点検
  • 不足部分の補填
使用管理
  • 入退館規定の作成(ビル利用規定に基づく)
  • 鍵管理規定の作成
  • 特殊施設(駐車場、コンピュータ室等)、会議室、応接室の利用規定の作成
環境管理
  • 設備の運転条件の設定(省エネを考慮)
  • 廃棄物の処理方法の設定(リサイクルを考慮)
  • 喫煙規定の設定
スペース管理
  • スペーススタンダードに基づくスペース管理(組織変更に伴うレイアウト変更への柔軟な対応)
資産管理
  • 備品やOA機器などの配置や台数の管理

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